In je formulieren staan vaak persoonsgegevens: de naam en het adres van een klant, een handtekening, een foto. Voor die gegevens geldt de AVG. In dit artikel lees je in gewone taal wie waarvoor verantwoordelijk is en welke afspraken er gelden tussen jouw organisatie en e-fect B.V., het bedrijf achter e-formapp. Handig als je klant, je directie of je privacyfunctionaris ernaar vraagt.
Let op: dit is een samenvatting. Dit artikel is uitleg en geen juridisch advies. De Algemene Voorwaarden van e-fect B.V. (van 7 december 2022), inclusief het addendum Verwerkersovereenkomst, zijn leidend. Staat daar iets anders dan hier, dan gelden de voorwaarden.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
- Jouw organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt welke gegevens je in formulieren vraagt en waarvoor je ze gebruikt. Je bent er dus ook zelf verantwoordelijk voor welke gegevens je in je formulieren verwerkt.
- e-fect B.V. is de verwerker. e-fect verwerkt de gegevens in opdracht van jouw organisatie, om e-formapp te kunnen leveren.
Met het sluiten van de overeenkomst ga je ook de verwerkersovereenkomst aan (artikel 17.5 van de voorwaarden). De verwerkersovereenkomst is een addendum bij de Algemene Voorwaarden.
Wanneer ga ik akkoord met de voorwaarden?
De eerste persoon die inlogt, moet akkoord geven op de Algemene Voorwaarden inclusief de verwerkersovereenkomst. Dat is degene die het account aanvraagt.
Wat doet e-fect met onze gegevens?
- e-fect verwerkt persoonsgegevens alleen om de dienst te leveren, niet voor eigen doeleinden.
- De gegevens blijven eigendom van jouw organisatie.
- Er geldt een geheimhoudingsplicht (artikel 22 van de voorwaarden).
Mogen we gezondheidsgegevens vastleggen?
Nee. Het verwerken van persoonlijke gezondheidsinformatie is in de voorwaarden uitgesloten. Vraag in je formulieren dus niet naar gezondheidsgegevens van personen.
Schakelt e-fect andere partijen in (subverwerkers)?
Dat mag e-fect doen. e-fect legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op en sluit met alle subverwerkers een verwerkersovereenkomst.
Waar worden de gegevens verwerkt?
e-fect geeft geen persoonsgegevens door naar landen buiten de EU zonder passend beschermingsniveau, tenzij jouw organisatie daar schriftelijk toestemming voor geeft. Wil je weten op welke locatie of locaties de gegevens worden verwerkt? Op verzoek geeft e-fect daar inzicht in.
Wat gebeurt er bij een datalek?
- e-fect informeert jouw organisatie zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 24 uur.
- Jouw organisatie meldt het datalek daarna zelf bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen, als dat nodig is. Die melding doet e-fect niet voor je.
Wat als iemand zijn gegevens wil inzien, corrigeren of laten verwijderen?
Komt zo'n verzoek van een betrokkene bij e-fect binnen, dan handelt e-fect het binnen 5 werkdagen af of stuurt het door naar jouw organisatie.
Wat gebeurt er met onze gegevens als we stoppen?
Na het einde van de overeenkomst worden de gegevens binnen maximaal 28 dagen aan je geretourneerd en/of verwijderd. Jouw organisatie kiest wat er gebeurt.
Wat gebeurt er als we e-formapp lang niet gebruiken?
Is een account twee jaar inactief, dan verwijdert e-fect alle gegevens. Ongebruikte credits vervallen dan ook (artikel 7.6 van de voorwaarden).
Waar kan ik terecht met een klacht?
Stuur je klacht binnen 14 dagen naar info@e-fect.nl, met als onderwerp Klacht.
Waar vind ik de voorwaarden?
- Op de website van e-formapp.
- In e-formapp zelf: klik in het menu onder de naam van je organisatie op Credits kopen en daarna op de knop Credits kopen. Bij het vinkje Ik accepteer de algemene voorwaarden kun je de voorwaarden als PDF downloaden.
De gegevens van e-fect: e-fect B.V., Veerdijk 40 G, 1531 MS Wormer, KvK 83228098.
Tips
- Vraag in je formulieren alleen de persoonsgegevens die je echt nodig hebt.
- Geef collega's alleen de rollen en de formulieren die bij hun werk passen. Zie Rollen en rechten: wie mag wat?
- Is een formulier beschikbaar zonder inloggen? Bedenk dan dat iedereen met de link het kan invullen.
Zie ook
Staat je vraag er niet tussen? Mail dan naar support@e-formapp.nl of bel 085 – 303 66 85.